Har du ofte svært ved at finde ud af, hvordan du skal engagere dine medarbejdere, når du vælger at holde en konference? Hvis du ikke forbereder dig ordentligt, kan du risikere, at pengene, du har investeret i en konference, ikke bliver investeringen værd.
I dette indlæg har vi talt med Mette Fisker, som er direktør for konsulenthuset ConferenceCare, der er specialister inden for konferencer. Hun kommer med sine råd til, hvordan du bedre kan motivere og engagere dine medarbejdere, når de er på konference. Med andre ord kan du få tips til, hvordan du får mest udbytte af en konference.
Deltagerinvolvering er et must
“Når dine medarbejdere deltager i konference i dag, så gider de ikke bare at sidde på en stol, hvor man ikke bliver involveret,” lyder det fra Mette.
Hun foreslår, at vi skal blive involveret i det, der foregår på konferencen.
“Ledelsen, som arrangerer konferencen, skal helst have dialog med medarbejderne, ellers kan de lige så godt sende et link til YouTube, hvor medarbejderne kan høre om emnet,” understreger Mette.
Hun tilføjer dog, at du godt kan afholde en konference med en oplægsholder, men der skal også være afsat tid til refleksion og dialog efterfølgende for deltagerne. Risikoen er ellers, at det bliver for kedeligt, og så tjekker deltagerne ud mentalt.
“Mennesker skal skabe noget sammen, ellers giver det ingen mening at holde konference.”
5 tips til deltagerinvolvering
Mette Fisker har sammensat fem tips til deltagerinvolvering, som du kan benytte, når du arrangerer en konference. Budskabet med disse tips er, at konferencen skal være investeringen værd. Det er vigtigt, at du opstiller mål med konferencen og derefter evaluerer på disse for at se, om du har fået det ud af den, som du havde til hensigt at få.
1. Gør konferencen digital
Ifølge Mette er de fleste medarbejdere nervøse for at skulle være aktive under en konference, når de sidder i en stor forsamling. Du oplever derfor formentlig tit, at det er de samme personer, som deltager aktivt i konferencen. For at få flere deltagere aktive kan du udnytte de digitale muligheder.
Under konferencen kan medarbejderne f.eks. stille spørgsmål, eller der kan laves en afstemning, på mobiltelefonen, hvor resultaterne kan vises på storskærm. Deltagerne vil kunne lave et anonymt brugernavn i digitale afstemninger, hvis de også her kan være nervøse for at blive hørt i en stor forsamling.
Nogle konferencearrangører ville måske være skeptiske i forbindelse med, at medarbejderne skal have deres mobiltelefoner fremme, når de skal være koncentreret om konferencen. Til dette udtaler Mette, at i dagens digitaliserede samfund kan du alligevel ikke undgå, at medarbejderne sidder med deres telefoner:
“Teknologi er kommet for at blive. Og det presser også konferencearrangøren til at gøre sig ekstra umage. Det med ikke at have mobilen med, det holder alligevel ikke. Det digitale er med til at understøtte, at det bliver et redskab, som mange bruger. Vi kan aldrig imødekomme alles behov, men vi kan stræbe efter at gøre os umage for at imødekomme dem.”
2. Overvej de fysiske rammer
Et godt råd fra Mette er at bruge runde borde, når du holder konference. Som alternativ kan du vælge at sætte deltagerne i andre opstillinger i forskellige møbler, men de traditionelle stolerækker, skal du, så vidt det er muligt, helst holde dig fra.
Hvis du bruger runde borde eller andre opstillinger, hvor deltagerne kan kigge hinanden i øjnene, så opfordres der også mere naturligt til diskussioner og dialog.
3. Få skabt dialog mellem deltagerne i pausen
Hvis der på konferencen er omkring 30 medarbejdere, er det nok ikke alle, der har talt lige meget sammen før. For at få deltagerne til at tale mere med andre også – hvilket kan skabe en bedre dynamik i hverdagen på arbejdspladsen – så kan du give dem en opgave, når der skal holdes pause.
“Tættere relationer skaber også bedre resultater for din virksomhed,” siger Mette.
Du kan eksempelvis give deltagerne et dilemma, de skal diskutere om i pausen med en, som de ikke kender. Så er der noget at mødes om. Denne løsning kan også være god, hvis du arrangerer en konference med andre uden for din virksomhed, og på den måde bliver netværket udvidet.
4. Lav deltagerinvolvering før, under og efter
Du kan allerede involvere deltagerne, inden konferencen afholdes, samt naturligvis både under og efter. Integrer eksempelvis sociale medier, hvor du kan oprette grupper med hashtags, hvor deltagerne kan dele deres refleksioner og måske visuelle elementer, links eller andet, der kan være relevant for konferencen.
5. Billeder siger mere end ord
Når du skal planlægge din konference, vil det være en fordel at udnytte visuelle redskaber. Tag eksempelvis farverig post-its med eller farvet karton til afstemninger, som deltagerne kan holde oppe, når de skal komme med deres svar. Grønt karton kan betyde ‘ja’, og rødt karton kan betyde ‘nej’. Dette vil give en sjov dynamik i forsamlingen, og alle vil kunne komme med deres holdning, uden det skal virke skræmmende.
Sådan får dit arrangement succes
Når Mette skal rådgive virksomheder ved konferenceafholdelse, er en af de vigtigste tiltag, at du skal klarlægge målet med konferencen for at finde ud af, om den har givet værdi til din virksomhed. Mange virksomheder kunne drage nytte af at investere i ordentlig forberedelse.
Til at gøre dette bruger Mette en værdimodel, hvor tre elementer er vigtige at overveje, når du skal planlægge din konference. De tre vil tilsammen give dig og din virksomhed merværdi.
1. Succeskriterier
Inden du starter med at planlægge arrangementet, skal du skrive de succeskriterier eller mål ned, du ønsker i forbindelse med konference. Derefter skal du overveje, hvad du ønsker, at dine deltagere skal besvare i evalueringen af konferencen.
Hvis et succeskriterie for eksempel lyder, at deltagerne skal have ny faglig viden med sig hjem, skal deltagerne helst svare, at de netop har fået ny faglig viden med fra konferencen.
2. SMART-mål
SMART står for specifikt, målbart, attraktivt, realistisk og tidsbestemt. Når du skal skrive dine SMART-mål, skal du tage afsæt i succeskriterierne, og hvad deltagerne helst skal svare efterfølgende i evalueringen. Det er i dette trin, at du skal lave din planlægning af konferencen, så du sikrer, den bliver en succes.
3. Evaluering
I dette trin skal du gennemtænke, hvilke spørgsmål du vil stille dine deltagere, når der skal evalueres. Du kan starte med at finde et centralt spørgsmål, du vil stille dem. Formålet med evalueringen er at få klargjort, om dine mål med konferencen bliver indfriet i forhold til deltagerne, hvilket er altafgørende for at belyse, om virksomheden får værdi ud af arrangementet.
Til at evaluere bruger de fleste digitale løsninger som spørgeskemaer, som deltagerne skal udfylde, lige inden konferencen afsluttes. Mette anbefaler dog, at man gør endnu mere ud af sin evaluering:
“Hvis man vil have en effekt, er det en god idé at ringe en måned efter konferencen og følge op på, hvad deltagerne har fået ud af det.”
Hvis du ringer, får du mere viden omkring konferencens kvalitet: Muligvis positiv respons, men også om der er plads til forbedringer næste gang, du skal arrangere en konference. Desuden kan du også opretholde kundekontakt, hvis det har været en konference for kunder.
Kilde: ConferenceCare
Et sted som Ærø bliver en mangelvare i fremtiden
“Den største fordel ved at afholde en konference på Ærø er, at der er ro og plads til eftertænksomhed på en ø. Det, tror jeg, bliver en mangelvare i fremtiden,” lyder det fra Mette.
”Vi har så travlt i vores hverdag, og er vi på konference i samme gear, som når vi er på arbejde, er der ikke meget tid til refleksion. ”
Hun uddyber, at plads til refleksion for deltagerne på en konference er væsentligt, og det kan de rette omgivelser, hvor der er ro, være med til at fremme.
”Vil vi have fuldt udbytte af det faglige, må vi finde et roligt konferencested, hvor der er mulighed for refleksion.”
”Naturen er et rigtig godt sted at reflektere.”