Tjeklisten til det succesfulde møde

Du sidder med overvejelserne om at afholde en konference eller et møde for dine medarbejdere, men der venter en næsten uoverskuelig planlægningsproces, og du har svært ved at greje, hvor du skal starte eller slutte.

Derfor har vi i dette indlæg udarbejdet en tjekliste, som du kan følge slavisk. Med tjeklisten sikrer du, at der er et klart formål med mødet, og at du kommer omkring alle punkter i forhold til planlægningen af det.

Download Ærø’s mødecheckliste her

Hvorfor afholde møder?

Først og fremmest: Hvorfor er det en god idé at afholde møder for dine medarbejdere? Hvis din virksomhed trænger til fornyet energi på arbejdspladsen, der skal løses konflikter, eller skabes nye idéer, så kan det være optimalt at gøre det i fællesskab til et fysisk møde, hvor der er strukturerede rammer.

Et planlagt møde til større udfordringer er en klog beslutning, for hvis mødet bliver tilfældigt, risikerer du, at ikke alt bliver vendt, at folk taler i munden på hinanden, eller at deltagerne blot kigger passivt til. Men med mere strukturerede rammer for dit møde, kan du sikre, at din virksomhed finder en løsning på den udfordring, din virksomhed står med. Men det kræver planlægning.

Find formålet med mødet

Et afgørende parameter i forhold til, om der skal afholdes et møde, er, hvad formålet med mødet er. Hvilket emne skal tages op på mødet?

Hvis du skal holde et rutinemøde omkring denne uges madplan i kantinen, er der nok ikke meget planlægning forbundet med mødet. Der er dagsordenen bestemt, fordi det er et rutinemøde. Skal du derimod holde et større møde, hvor dine medarbejdere skal komme hjem med ny viden om et omfattende emne, så kræver det mere planlægning. Første skridt på vejen er at finde frem til, hvad formålet er.

Et mødes formål eller delmål kan for eksempel være at:

Informere
Idéudvikle
Løse problemer
Tage beslutninger
Konsultere

Definér mødetype for at opnå succes

Alt afhængig af mødets formål eller emneområde er der flere muligheder for møder og teknikker.

Der findes forskellige mødetyper. Disse kan blandt andet være:

Informationsmøde: Et møde, hvor der informeres om en beslutning, der er truffet, og hvad det vil betyde for den pågældende virksomhed. Dette møde er envejskommunikation fra en mødeleder, men der bør være mulighed for, at deltagerne kan stille spørgsmål.
Instruktionsmøde: Dette møde har også til formål at følge op på en beslutning. Men her skal mødedeltagerne også instrueres i, hvordan de skal udføre de opgaver, som beslutningen medfører. Her er det endnu vigtigere med tovejskommunikation.
Idégenereringsmøde: I denne mødetype er formålet at skabe et kreativt forum, hvor deltagerne kan udfolde sig. Der skal naturligvis være nogle rammer for, hvad der skal idéudvikles på.
Problemløsningsmøde: Ved denne mødetype er der en fælles problemløsning. Ved at være flere om sådan et møde sikrer virksomheden bedre, at den kommer omkring alle perspektiver, inden den endelige beslutning træffes.
Konsultationsmøde: Dette møde afholdes inden, der er truffet beslutninger. Her vurderes og ændres eventuelt et beslutningsgrundlag, før det skal eksekveres. I denne mødetype kan der inddrages eksperter.

Det er vigtigt, at du fastlægger, hvilken mødetype du vil afholde, så fokusset hele tiden fastholdes. Du skulle gerne have det ud af mødet, som du har haft til hensigt at få ud af det.

Planlægning, planlægning og atter planlægning

Nøgleordet til vellykkede konferencer eller møder er planlægning. Der er en del, der skal planlægges, men når det er gjort, vil du takke dig selv. Nedenfor vil der komme en huskeliste, du kan bruge til planlægningen af møder.

Klargøre formål
Emneområder
Hvilke mødedeltagere skal med?
Hvad er rammerne for gruppesammensætninger, og hvilke roller skal deltagerne have?
Skal der være oplæg fra interne eller eksterne personer? Hvem er talere?
Er der behov for audiovisuelt udstyr?
Lav dagsorden / tidsplan
Find lokation
Udsend invitationer til deltagere og kontakt de personer, der skal holde oplæg
Informér sekretæren om, at disse medarbejdere er ude af huset, når der skal afholdes møde
Planlæg afslutning på mødet og opfølgning

Afholdelse af arrangement

Det væsentligste for mødearrangøren er, at mødet er forberedt så godt som muligt, så deltagernes ressourcer udnyttes på bedst mulig vis. Dertil er det en god idé at indlægge gode pauser og varierende arbejdsopgaver, så deltagerne hele tiden er motiverede.

Ordstyreren skal under mødet blandt andet sørge for:

At gøre emnet, formålet og dagsordenen klart
Lede op til diskussion
Engagere deltagerne aktivt
Undgå personlige konflikter
Holde fokus på emnet
Følge dagsordenen
Være åben over for deltagernes input
Opsummere hvad der findes frem til løbende
Sørge for, at alle forstår, hvad der diskuteres
Afslutte mødet

I forhold til, hvordan et møde skal afsluttes, kommer det an på mødetypen. Hvis der for eksempel er tale om et beslutningsmøde, så skal der helst være truffet en beslutning ved afslutningen. Men hvis det er et idégenereringsmøde, skal der afsluttes med en præsentation af idéer.

Opfølgning

For at sikre, at mødet har levet op til formålet, bør du altid lave en opfølgning. Det kan gøres gennem et mødereferat, personlig kontakt, et opfølgende møde eller skriftlig kontakt.

Dine overvejelser i forhold til, hvordan du skal følge op på mødet afhænger især af, hvad der skal følges op på. Hvis det har været et informationsmøde, hvor en beslutning er truffet, behøver du ikke nødvendigvis at kaste dig ud i at ringe til hver enkelt deltager. Her kan et spørgeskema være tilstrækkeligt i forhold til at afklare, om deltagerne føler, at de har forstået beslutningen og dets konsekvenser. Har det derimod været et idégenereringsmøde, vil det være mere relevant med mere dybdegående besvarelser fra deltagerne, da de har en stor indflydelse på den beslutning eller løsning, der skal afgøres i fremtiden.

Opfølgningen er vigtig i forhold til fremadrettede møder. Kan arbejdsprocessen på mødet gøres mere effektiv, lærerig, motiverende eller andet? Og har medarbejderne udviklet sig og fået noget ud af mødet? Det er vigtige informationer i forhold til afholdelsen af et fremtidigt møde.